Publicado em 18/02/2026

Checklist: o que avaliar antes de contratar portaria em SP

A segurança é prioridade em condomínios, sejam eles residenciais ou comerciais, e ela começa justamente na entrada.

Isso se agrava em grandes centros urbanos, onde o índice de criminalidade infelizmente é alto, como é o caso de São Paulo.

A portaria é o ponto de acesso ao edifício, e é essencial que o serviço seja eficiente, para registrar e controlar este acesso.

Uma das soluções mais adotadas é a de terceirização da portaria, pois assim é possível obter profissionais especializados, sem a  necessidade de processos seletivos e treinamentos.

Mesmo com esta eficiência, é preciso saber o que avaliar antes de contratar um serviço de portaria.

Por isso, separamos um checklist prático dos critérios mais essenciais a serem estudados antes de contratar este serviço. Acompanhe a seguir.

Passo 1: defina o modelo ideal (virtual vs presencial)

Antes mesmo de buscar empresas tercerizadoras, o condomínio deve definir o formato da portaria.

Além do clássico formato presencial, com a presença de um porteiro, hoje em dia temos o modelo virtual e híbrido.

As diferenças entre as portarias presenciais, virtuais e híbridas são:

• Presencial: modelo mais conhecido, com a figura do porteiro na portaria. Ideal para condomínios que prezam pela cordialidade, auxílio físico com encomendas e sensação psicológica de segurança.

• Virtual: todo o controle de acesso é feito de forma remota, com profissionais atuando em uma central à distância.Ideal para edifícios que desejam reduzir custos, economizando em até 50% da taxa condominial.

• Híbrido: modelo em alta em SP, mantendo o controle de acesso virtual e o zelador auxiliando em encomendas ou em horários de maior fluxo.

Passo 2: checklist de documentação obrigatória

Após definir o formato da portaria do condomínio, é preciso escolher a terceirizadora responsável pelo serviço, e isso começa na documentação.

Dentro de qualquer terceirização, a empresa contratada é a responsável pelos colaboradores, porém, a contratante assume a responsabilidade subsidiária.

Isso significa que, caso a terceirizadora não pague os funcionários, o condomínio arca com os custos.

Por este motivo é essencial conferir toda a documentação e histórico da empresa, verificando processos cíveis e trabalhistas anteriores, exigir certidões negativas de débitos e a apresentação mensal de holerites e guias de recolhimento dos funcionários alocados no posto.

Passo 3: avaliação operacional e "Reserva Técnica"

A empresa contratada é totalmente responsável pelos funcionários fornecidos à contratante, e isso não significa apenas pagá-los e treiná-los.

A portaria é um ponto que não pode ficar parado, pois é essencial controlar e registrar o acesso, a fim de garantir a segurança dos condôminos.

Por este motivo, é preciso avaliar se a empresa possui “Reserva Técnica” qualificada para cobrir faltas, férias e licenças em até 2 horas, evitando que a portaria fique descoberta.

Além disso, é preciso avaliar a qualidade de todos os colaboradores, verificando se eles conhecem os protocolos de segurança universais, como alfabeto fonético e “códigos Q”.

Passo 4: transparência contratual e indicadores de desempenho

Por mais que a responsabilidade pelo treinamento e fornecimento de insumos para a execução do serviço seja da empresa contratada, todos os custos devem estar explícitos no contrato.

Tudo que for relacionado a gastos e multas devem estar presentes de forma clara no contrato, evitando “pegadinhas” que fazem o condomínio arcar com custos inesperados.

Além disso, os indicadores de desempenho também devem estar presentes, pois assim como qualquer serviço, é preciso ter elementos para avaliar sua qualidade.

Alguns destes indicadores são:

• Pontualidade

• Rotatividade

• Registros de ocorrência

Estes elementos devem ser registrados em relatórios periódicos para que síndicos ou gestores tomem decisões baseadas em dados, e não em mera percepção.

Passo 5: conhecimento do mercado paulistano

São Paulo é uma cidade muito única, com ritmo intenso e alta concentração de condomínios.

Isso faz com que certas empresas de terceirização tenham se especializado neste mercado, e é essencial buscá-las.

Referências regionais costumam ter protocolos adaptados ao ritmo da cidade e aos desafios de segurança locais.

Além disso, São Paulo é uma região com múltiplas realidades, e é fundamental buscar empresas que possuam soluções adaptadas à realidade do seu condomínio.

A familiaridade com fornecedores, legislação local e demandas urbanas acelera a adaptação da operação.

Passo final: Volpi Serviços

A terceirização de portaria é um serviço extremamente eficiente em São Paulo, garantindo a segurança do condomínio e o controle de acesso.

Para garantir esta eficiência, é preciso contar com empresas qualificadas e, para isso, é preciso avaliar alguns pontos antes de contratar.

A Volpi Serviços é especializada em mão de obra terceirizada, cumprindo todos os itens do checklist apresentado.

Com anos de experiência no mercado, a Volpi destaca-se pela sua dedicação à qualidade, eficiência e inovação, oferecendo soluções completas e personalizadas para cada cliente.

Proteja seu condomínio com a portaria terceirizada da Volpi Serviços.

Entre em contato e confira nossas condições.

FAQ

1. O que avaliar primeiro antes de contratar empresa de portaria em SP?

O primeiro passo é definir o modelo ideal de portaria para o condomínio, considerando o fluxo de pessoas, o nível de segurança desejado e o orçamento disponível, escolhendo entre portaria presencial, virtual ou híbrida.

2. Quais documentos devem ser exigidos da empresa de portaria?

Devem ser solicitadas certidões negativas, comprovação de regularidade trabalhista e fiscal, além de holerites e guias de recolhimento dos funcionários alocados no posto, para reduzir riscos jurídicos ao condomínio.

3. O que significa reserva técnica em empresas de portaria?

Reserva técnica é a disponibilidade de profissionais treinados para cobrir faltas, férias ou afastamentos rapidamente, evitando que a portaria fique descoberta e comprometendo a segurança do local.

4. Como avaliar a qualidade do serviço de portaria terceirizada?

Indicadores como pontualidade, rotatividade da equipe e registros de ocorrência ajudam a mensurar a eficiência do serviço, permitindo decisões baseadas em dados e relatórios periódicos.

5. Por que escolher uma empresa especializada no mercado paulistano?

Empresas com experiência em São Paulo costumam ter protocolos adaptados ao ritmo da cidade, conhecimento da legislação local e maior capacidade de atender diferentes perfis de condomínios e demandas de segurança.